Sådan holder du styr på, hvad du opbevarer i dine kasser

Måske kender du allerede BoxPointer eller Quick Peek, der – for en ikke ubetydelig sum penge – hjælper dig med at holde styr på, hvad du gemmer i kasser og æsker rundt omkring. Der findes sikkert andre, lignende services, og det er – på overfladen – egentlig smart nok.

Egentlig kunne dette indlæg godt handle om, hvordan vi i det hele taget undgår de forbistrede kasser, og tage den minimalistiske vej omkring, hvordan vi kan fjerne behovet for dem. Men det kan vi tage en anden dag.

I stedet vil jeg vise dig, hvordan du med nogle meget enkle midler kan lave din egen løsning, der virker på samme måde. Måske er den ikke lige så elegant som de ovennævnte apps, men den er væsentlig billigere, og den indeholder en del mere fleksibilitet. Mere om det senere.

Hvad du skal bruge:

For at lave version 1 af din egen, hjemmebryggede “app” til organisering af dine ting i kasser og æsker, skal du bruge følgende:

• En smartphone – jeg bruger en iPhone her i eksemplet, men processen er mere eller mindre den samme på Android.
• En printer – strengt taget kan du godt undvære den, men det tager lang tid at tegne sine egne QR-koder, så en printer er at foretrække.
• Blanke A4-etiketter/labels til at printe på – du kan vælge at bruge klassiske hvide, eller bruge farvede ark til fx at kategorisere indholdet i kasserne.
• Airtable-app’en installere på din telefon – det er den, der kommer til at fungere som din database i det daglige.
• Valgfrit: En internet-forbundet computer til at lave selve opsætningsarbejdet på – det er en klar fordel, når du skal gennemføre nærværende guide

Sådan bygger du – meganemt – din egen app til organisering af dine ting

Det projekt, vi skal lave sammen nu, er den skrabede version. Efterhånden som du bliver mere komfortabel med værktøjerne heri, vil du med garanti finde på nye og spændende måder at videreudvikle systemet (og når det sker, så del endelig dine hacks i kommentarerne).

1. Lav din database

Start med at gå ind på https://airtable.com/ (sponsoreret link). Har du allerede en bruger, så er det fantastisk. Hvis ikke, så opretter du bare en. Det tager kun få minutter, og du kan fint nøjes med den gratis plan:

Når du har oprettet en bruger og er logget ind, så opretter du en ny database (“Start from Scratch”):

Herefter kan du lege med, hvilke information, du ønsker at opbevare i databasen. Jeg har opsat min således:

“Box Location” linker til en oversigt i et separat faneblad, der indeholder information om forskellige lokationer (fx “Skur”, “Loft” eller “Pengeskabet bag pejsen”). Dette er ikke en nødvendighed, og kan opsættes til at skulle vælges på en rulleliste i stedet, eller endda blot være tekst.

“Important Box Items” linker til en oversigt over ting af eksta vigtighed, fx smykker, dokumenter eller andre ting, du vil have et ekstra øje på. Hvis du ønsker dén mulighed, selvfølgelig.

Herefter er det blot at oprette alle dine kasser, du ønsker at have i databasen, en ny række pr styk. Du opretter bare alle dem du kan komme i tanke om, og du skal ikke bekymre dig: Du kan altid tilføje flere.

Det er i øvrigt værd at lægge mærke til, at vi endnu ikke har oprettet QR-koderne. Dem kommer vi til lige om lidt.

Sådan linker du til hver enkelt kasse via QR-koder

Qr-koder har fået meget skældud. Med urette, hvis du spørger mig. For QR-koder er egentlig ret smarte til at gøre noget komplekst let tilgængeligt.

Og det skal vi benytte os af nu.

Det er nemlig sådan, at hver enkelt af dine rækker/kasser i databasen (kaldet “records” i Airtable) har deres egen, unikke URL, den kan åbnes op med direkte. Du finder den ved at klikke på det lille “Expand record”-ikon på en række, du ønsker at linke til:

Herefter åbnes den pågældende informationer (et “card”) op, og du kan nu finde det direkte link til den pågældende kasse i din browsers adresselinje:

De interessante elementer i URL’en er:

• TableID (starter med “tbl”) – det er tabellens unikke ID, og det skal vi bruge lige om lidt.
• RecordID (starter med “rec”) – det er den pågældende record/række/kasses unikke ID, og det skal vi også bruge lige om lidt.

Lidt om Universal Links i iOS (Nerd-Alert!)

Nu bliver det lige lidt nørdet, men det er nødvendigt for at forstå næste trin i processen.

I iOS findes noget, der hedder “Universal Links”. Der er links, der hjælper systemet med at hitte hoved og hale i, hvilke ting der skal åbnes i hvilke programmer, og hvad der skal ske, når brugeren fx klikker på en notifikation.

Universal Links er – på sin helt egen måde – helt igennem geniale, for de 1) giver udviklerne mulighed for at åbnes deres app op for meget bredere interaktion (og dybere integration), og 2) de lader os brugere tilgå app’ens indhold på nye og spændende måder. Jeg skal spare dig for alt det tekniske, og i stedet henvise dig til dette link, der går meget mere i dybden med Universal Links.

Jeg vil i stedet hoppe frem dertil, hvor vi har konstateret, at et Universal Link til en konkret række i Airtable ser således ud:

airtable:///TableID/RecordID

Kan du gætte, hvad du nu skal? Jep, det er korrekt. Du skal nu blot udskifte henholdsvis “TableID” og “RecordID” i ovenstående Universal Link med de pågældende værdier fra din database (og til info så er det altså her, det giver god mening at sidde foran en computer. Det er uendeligt mange gange nemmere at finde URL’en i din browser, frem for i Airtable-app’en. Plus moms.

Hvis for eksempel din URL hedder:

https://airtable.com/tblABC123/viewDEF456/recGHI789/?blocks=hide

Så nedfælder du (i et tekstdokument, eller endnu bedre, i en til opgaven tilføjet kolonne i databasen) nu:

airtable:///tblABC123/recGHI789

Det gør du for hver eneste kasse/række, du har i databasen. Bare rolig, det er hurtigt overstået, og det gør ikke ondt.

Slutteligt – for vi nærmer os desværre afslutningen på øvelsen nu – indtaster du hver enkelt af dine hjemmebryggede Universal Links i en QR-kode generator. Du kan fx bruge denne, denne eller denne, eller en hvilken som helst anden QR-kode generator, du foretrækker.

Det er en god idé at have installeret Airtable-app’en på din telefon på nuværende tidspunkt, og være logget ind. Så kan du nemlig teste dine QR-koder med det samme og tjekke, at de linker til den korrekte kasse/record. Åben blot iOS’ indbyggede kamera-app, og peg den på QR-koden på skærmen, så skulle der gerne komme en “Åben i Airtable”-notifikation på skærmen:

Og når du trykke på den, så skulle du gerne ende på den korrekte kasse i Airtable-app’en. Værsågod, prøv det endelig af.

Printe QR-koder og organisere kasser

I takt med at du opretter QR-koderne, kan du overføre dem til et dokument i dit skriveprogram. Det er så simpelt som at kopiere billedet af QR-koden, indsætte den i dokumentet, og under QR-koden skriver du kassens unikke ID (det du skrev i første kolonne i Airtable-databasen):

Du kan gøre dem store eller små, det er op til dig. Så længe du bare tester, at kameraet kan aflæse QR-koden, så er alt godt.

Til sidst printer du koderne på en A4-etikette, klipper dem ud og klistrer dem på dine kasser og æsker. Og så er du faktisk klar til at fylde deri.

Herefter er det bare at gå i gang med mobil-app’en og få fotograferet og indtastet til du segner.

En lille kommentar til slut

Du synes måske at det virker en smule omstændeligt, at skulle alle disse trin igennem. Og jo, det er sikkert nemmere blot at downloade en af de to apps nævnt i starten og gå i gang. Men med denne guide får du dels en super fleksibel løsning, du kan tilpasse og udvide til lige præcis dine behov, dels en løsning der er en hel del billigere på sigt, end de andre.

Det kræver lidt tekniske færdigheder, men som jeg forhåbentlig har vist dig, så er det ikke ligefrem raketvidenskab.

Hvis du fandt denne guide brugbar, og gerne vil anerkende mit arbejde, så er du velkommen til at give mig en kaffe. Det vil jeg sætte stor pris på 🙂

Og når du har lavet dit eget system, så del endelig dine erfaringer, tips og hacks i kommentarerne – så kan andre også få del i glæden ved en organiseret hverdag!